O que é VOIP e como essa tencologia funciona?

Com a popularização da banda larga e a evolução da sua capacidade de transmitir dados em alta velocidade, cada vez mais, as pessoas estão utilizando a internet como meio de comunicação. Nas empresas, essa realidade não seria diferente, e os sistemas tradicionais de telefonia estão sendo substituídos por soluções VoIP, ou telefonia IP.

A chegada do 5G deve impulsionar ainda mais essa tendência, que além de melhorar a qualidade das chamadas telefônicas, agrega novas funcionalidades em sintonia com os hábitos dos consumidores na era da transformação digital.

Neste artigo, vamos entender o que é VoIP, como funciona e quais suas vantagens e desvantagens para que sua empresa adote essa tecnologia da melhor forma.

O QUE É VOIP?

A sigla VoIP quer dizer Voice over Internet Protocol, em português Voz sobre Protocolo de Internet. Por isso, a telefonia VoIP também é conhecida como telefonia em banda larga ou telefonia IP.

Resumindo, um sistema de telefonia VoIP permite que as empresas utilizem a internet para fazer e receber chamadas de um computador, tablet, telefone ou smartphone, de qualquer lugar que estejam. Basta ter à disposição uma conexão de banda larga, um serviço VoIP e um dispositivo conectado.

COMO FUNCIONA A TECNOLOGIA VOIP

A tecnologia VoIP transforma o sinal de áudio analógico, ou seja a voz, em pacotes de dados que podem ser transmitidos através da internet, por meio dos protocolos de IP, um conjunto de normas que permite que as máquinas conectadas à internet “conversem” e troquem informações entre si.

Portanto, quando você faz uma chamada utilizando a tecnologia VoIP, sua voz é convertida em um sinal digital e transmitida pela internet até o destinatário. Dessa forma, é possível ligar para telefones fixos e celulares, bem como de computador para computador, usando microfones, alto-falantes ou fones de ouvido para se comunicar.

Mas o VoIP vai além disso. Da mesma forma que a voz convertida em sinal digital trafega na banda larga por meio de pacotes de dados como qualquer outro tipo de arquivo, a tecnologia VoIP também consegue transmitir sinais de vídeo.

Isso significa que o VoIP permite fazer videoconferências com qualidade de imagem e áudio, sem atrasos ou custo algum, mesmo que as pessoas estejam a milhares de quilômetros umas das outras.

Pense nas chamadas de vídeo do WhatsApp, nas conversas em grupo no Facebook Messenger ou em videoconferências nos Google Meet. Todos esses exemplos são aplicativos que utilizam tecnologia VoIP.

QUAIS SÃO AS FORMAS DE FAZER UMA CHAMADA VOIP?

PELO COMPUTADOR OU SMARTPHONE COM APLICATIVOS

Uma das formas mais conhecidas de utilizar a telefonia VoIP é por meio de ferramentas como WhatsApp, Skype, Google Hangouts, Facebook Messenger, FaceTime e Viber, que fazem chamadas de voz e de vídeo, pela internet.

Entretanto, esses aplicativos permitem fazer chamadas somente para usuários que também tenham a mesma ferramenta instalada. Alguns, como o Skype, oferecem a opção de ligar para telefones fixos ou celulares, porém com um custo extra.

PELO COMPUTADOR, TABLET OU SMARTPHONE COM UM SOFTPHONE

O softphone é um software oferecido por operadoras e também por outras soluções de telefonia baseadas em VoIP. Ele pode ser instalado em dispositivos como computadores e tablets e permite ao usuário fazer e receber chamadas pela internet, sem precisar de um telefone convencional.

COM UM TELEFONE IP

O telefone IP é muito semelhante a um telefone comum, com a diferença de que é específico para VoIP, utilizando conectores idênticos aos das placas de rede de computadores, ao invés do padrão telefônico.

TELEFONE TRADICIONAL COM UM ATA

Para quem deseja fazer e receber ligações VoIP no seu número de telefone fixo com aparelho tradicional, é necessário um Adaptador de Telefone Analógico (ATA).

Esse aparelho é um conversor conectado à tomada de telefone ou ao roteador, que transforma o sinal analógico em dados digitais para transmissão pela internet.

UTILIZANDO UM PABX VIRTUAL

Essa é a forma ideal para as empresas implementarem um sistema de telefonia VoIP, que centraliza todas as chamadas e informações na nuvem, dispensando grandes investimentos em hardware, instalação e manutenção, ao contrário dos sistemas de telefonia tradicionais.

Um PABX virtual funciona basicamente da mesma forma que um PABX tradicional, porém possui os poderosos recursos agregados pela telefonia VoIP e a tecnologia da nuvem.

Ele pode ser utilizado como o único meio de fazer e receber chamadas ou pode ser instalado junto com telefones fixos e celulares em linhas convencionais, ampliando a conectividade com baixo custo, por meio de conversores ATA e telefones IP.

VANTAGENS DE TROCAR SUA TELEFONIA TRADICIONAL PELA TECNOLOGIA VOIP

MAIOR INTEGRAÇÃO

A integração de ferramentas é fundamental para simplificar e agilizar processos, o que aumenta a produtividade e torna qualquer empresa mais eficiente e lucrativa. Por isso, essa é uma das maiores vantagens da tecnologia VoIP para os negócios.

A maioria dos sistemas VoIP do mercado oferecem recursos integrados com outras ferramentas de comunicação como e-mail, SMS, aplicativos e redes sociais, que personalizam e incrementam a experiência do usuário, bem como sistemas de CRM ou ERP, o que facilita a comunicação e a colaboração entre as equipes.

REDUÇÃO DE CUSTOS

Como já citamos, ao contrário da telefonia tradicional, um sistema VoIP dispensa grandes investimentos em infraestrutura, instalação e manutenção de softwares e equipamentos. Além disso, as tarifas locais, longa distância e internacionais das operadoras VoIP também costumam ser bem menores, reduzindo significativamente os custos com ligações.

Afinal, as comunicações de voz e dados na tecnologia VoIP são feitas em uma única rede e as operadoras geralmente cobram uma taxa de assinatura mensal pelo serviço. Assim você pode escolher o plano ideal para atender as necessidades da sua empresa.

MOBILIDADE

O VoIP permite que você e sua equipe tenham mais mobilidade para fazer e receber chamadas, onde quer que estejam, precisando apenas de um telefone, computador ou tablet conectado à uma rede.

Isso é ainda mais importante para as empresas que possuem grande número de funcionários trabalhando de forma remota ou em campo, como no setor de vendas, agronegócio ou logística.

SERVIÇOS DIGITAIS COMPLETOS DE COMUNICAÇÃO

Além das soluções tradicionais para serviços de voz, como chamada em espera, roteamento e identificador de chamadas, um sistema VoIP normalmente inclui recursos extras e funcionalidades avançadas de telecomunicações, como videoconferência, entre outras inovações.

Existem também plataformas que permitem compartilhar documentos relevantes durante a conversa, como imagens, tabelas, gráficos e apresentações, auxiliando a produtividade das equipes, além de melhorar a experiência do usuário.

MAIOR CONTROLE PARA A GESTÃO DE TELECOM

As soluções VoIP para empresas oferecem uma gestão de telecom centralizada com plataformas que permitem monitorar todas as ligações realizadas e recebidas por cada dispositivo e cada linha, conferindo custos em tempo real, de forma fácil.

Além disso, é possível gravar e armazenar as chamadas para que possam ser devidamente analisadas e consultadas posteriormente, em busca de soluções para problemas e oportunidades de melhoria na produtividade.

A gestão centralizada também é extremamente útil para as equipes de TI, que podem configurar e atualizar programas e aplicativos remotamente, em lote, ou seja, em todos os aparelhos de uma vez só, otimizando tempo e trabalho.

ESCALABILIDADE E FLEXIBILIDADE

A telefonia VoIP possui a capacidade de escalar rapidamente, o que permite adicionar novos usuários de forma fácil e rápida, bastam alguns cliques na plataforma.

Sua extrema flexibilidade é uma vantagem valiosa, tanto para manter e ampliar equipes trabalhando em home office, quanto para absorver o crescimento rápido com a abertura de novas filiais, por exemplo.

SEGURANÇA

Por fim, a tecnologia VoIP apresenta mais segurança para suas chamadas telefônicas, já que as ligações são criptografadas e as operadoras VoIP trabalham com políticas rígidas, em acordo com a LGPD, para proteger os dados de seus clientes.

MAS E AS DESVANTAGENS DA TECNOLOGIA VOIP?

Antes de substituir seu antigo sistema completamente e aderir a um sistema VoIP, é importante estar ciente das suas desvantagens e preparar-se para contorná-las.

DEPENDÊNCIA DA INTERNET

Antes de mais nada, para o sistema VoIP funcionar com qualidade nas chamadas, é preciso ter uma boa conexão com a internet.

A boa notícia é que a tecnologia VoIP não utiliza muita largura de banda – cada ligação ativa consome entre 50kb a 100kb. Entretanto, normalmente é preciso mais que isso para atender as necessidades de chamadas e uso simultâneo. Por isso, se for possível, o ideal é contar com uma rede estável e dedicada para telefonia VoIP, com uma boa velocidade de conexão.

Além disso, a rede deve possuir baixa latência (tempo de resposta) já que os pacotes de dados trafegados na tecnologia VoIP são do tipo UDP e, por isso, não tem garantia de entrega ao destinatário. Quando uma chamada é realizada a partir de uma rede com alta latência, podem ocorrer baixa qualidade e “cortes” na ligação.

Em função de tudo isso e da latência gerada pela rede wi-fi, também recomenda-se que dispositivos que realizam ou recebem chamadas VoIP estejam conectados diretamente ao cabo de rede.

DEPENDÊNCIA DE ELETRICIDADE

Além de uma conexão com a internet, os sistemas VoIP também dependem da energia elétrica. Em caso de queda no fornecimento de energia na sua empresa, é preciso contar com soluções como geradores para manter o funcionamento de modems, computadores, roteadores e outros aparelhos.

CONCLUSÃO

A tecnologia VoIP oferece muito mais vantagens do que desvantagens para sua empresa, tanto na redução de custos como para a experiência do usuário. Nesse aspecto, o VoIP oferece uma série de funcionalidades indispensáveis para o relacionamento com os consumidores na era digital.

Mas, antes de substituir a telefonia tradicional na sua empresa, faça uma avaliação técnica da infraestrutura de rede interna da empresa e saiba se ela está adequada à tecnologia VoIP. Depois disso, escolha a solução mais adequada para as necessidades da sua empresa e prepare-se para essa transição da melhor forma.

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